Apskaitos programinė įranga skirta automatizuoti didžiąją dalį apskaitos proceso. Tikslas yra padaryti apskaitą lengvesne, greitesne ir tikslesne. Nors programinė įranga tikrai atitinka savo paskirtį, trūkumų kyla dėl to, kad jūsų apskaitos poreikiams pasikliauti vien technologijomis. Štai kodėl svarbu suprasti apskaitos pagrindus, taip pat kaip naudotis apskaitos programine įranga.
Kaina
Naudodamiesi apskaitos programine įranga, turite įsigyti programinę įrangą ir visas papildomas licencijas, reikalingas kitiems vartotojams ir kompiuteriams. Kai kuriai programinei įrangai reikia įsigyti naujinius ar papildomų funkcijų atnaujinimus. Taip pat turite įsitikinti, kad jūsų kompiuteryje galima paleisti programinę įrangą. Jei ne, turėsite atnaujinti ir savo kompiuterį.
Pasikliavimas kompiuteriais
Jei jūsų kompiuteris sugenda arba duomenis sugadino virusas, negalėsite naudoti savo apskaitos programinės įrangos, kol problema nebus išspręsta. Tai taip pat reiškia, kad neturėsite prieigos prie jokių įvestų duomenų, kol kompiuteris vėl neveiks. Jūsų duomenys taip pat gali būti sugadinti, vadinasi, turėsite iš naujo įvesti informaciją, nebent padarėte atsarginę failų kopiją. Be to, jei nutrūktų maitinimas, jūsų programinė įranga nebus naudojama, nebent jūs naudojatės nešiojamuoju kompiuteriu, maitinamu iš baterijų.
Sukčiavimas
Apskaitos programinės įrangos duomenims reikia papildomo saugumo lygio, kad būtų išvengta tokių problemų kaip sukčiavimas ir grobstymas. Programinė įranga leidžia vartotojams lengviau keisti duomenis, todėl sukčiavimą lengviau įvykdyti. Todėl padidėja vidaus auditorių poreikis patikrinti, ar nėra duomenų netikslumų. Taip pat turi būti imtasi saugumo priemonių, kad vartotojai galėtų kontroliuoti apskaitos programinės įrangos ypatybes.
Papildoma programinė įranga
Daugeliui apskaitos programinės įrangos reikia turėti papildomą programinę įrangą, kad galėtumėte peržiūrėti ataskaitas. Pavyzdžiui, kai kurios programos leidžia eksportuoti duomenis kaip PDF failą arba „Excel“ skaičiuoklę. Tai leidžia vartotojams, neturintiems apskaitos programos, peržiūrėti duomenis. Tačiau žiūrėjimo programinė įranga gali sukelti papildomų išlaidų vartotojui.
Žmogiška klaida
Nors nesunku neteisingai užrašyti skaičius, dar paprasčiau neteisingai įrašyti skaičių. Per greitai įvedus duomenis į apskaitos programinę įrangą, gali kilti rimtų klaidų. Programai atliekant skaičiavimus, gali būti sunkiau atsekti problemos priežastį. Skaičiuoklės, skaitmeninės knygos ar rašytinės knygos leidžia sekti paprasčiau ir greičiau.
Mokymai
Apskaitos programinė įranga reikalauja laiko skirti išmokti ja naudotis. Nors galite būti patyręs buhalteris, vis tiek turėsite sužinoti, ką daro kiekvienas mygtukas ir meniu komanda, kad galėtumėte efektyviai naudoti apskaitos programinę įrangą. Ši mokymosi kreivė gali sukelti brangių klaidų. Kai kuriais atvejais gali prireikti mokamų mokymų, kad išmoktumėte atlikti tam tikras užduotis. Jei nesate išmanęs technologijas, procesas gali būti dar sunkesnis.
Laikas
Daugelis buhalterių mano, kad norint įvesti duomenis į apskaitos programinę įrangą reikia daugiau laiko, nei juos parašyti ar įvesti į skaičiuoklę. Dėl nuoseklių ekranų procesas dažnai užtrunka ilgiau, ypač tiems, kurie dažnai nenaudoja programinės įrangos arba vis dar naudojasi programa. Jei programinei įrangai reikia daug žingsnių norint įvesti pagrindinius duomenis, laiko reikalavimai gali nusverti automatinių skaičiavimų naudą.
