„Microsoft Office“ automatiškai išsaugo paslėptus metaduomenis ir asmeninę informaciją visuose dokumentuose, kuriuos sukuriate naudodami „Microsoft Office“ programą. Šiame įraše jūs išmoksite pašalinti paslėptą informaciją ir metaduomenis iš „Microsoft Office“ dokumentų, kad niekas negalėtų naudotis šia informacija.
Prie „Office“ failų pridedama paslėpta informacija.
„Microsoft Office“ pagal numatytuosius nustatymus išsaugo šią informaciją bet kada, kai sukuriate ir išsaugote „Office“ dokumento failą.
1. Autoriaus vardas, įmonės pavadinimas, asmens, kuris neseniai išsaugojo dokumentą, vardas. Kita asmenį identifikuojanti informacija (PII), tokia kaip el. Pašto antraštės, peržiūros informacija, maršruto aprašai ir šablonų pavadinimai.
2. Bendrai naudojamuose arba bendradarbiaujančiuose dokumentuose gali būti taisymo žymių, komentarų, rašalo komentarų, prie dokumento dirbusių asmenų vardai, recenzentų komentarai ir dokumento pakeitimai.
3. Dokumento sukūrimo data, modifikavimo data, dokumento taisymai, dokumento versijos.
4. Jūsų kompiuterio, tinklo serverio ar standžiojo disko, kuriame dokumentas išsaugotas, pavadinimas.
5. Paslėptas tekstas ar langeliai, apie kuriuos galbūt nieko nežinote.
Paslėptų duomenų „Office“ failuose padariniai
Be to, kad perduodate neskelbtiną informaciją, paslėpti duomenys, pridedami prie jūsų failų, taip pat gali sukelti nesusipratimų tuo atveju, jei yra neatitikimų tarp to, ką jūs asmeniškai pranešate apie darbą, ir to, ką dokumentas perduoda perteikdamas pridėtą paslėptą informaciją ir metaduomenis.
Pvz., Galite pranešti klientui, kad jūsų įmonė dokumentui sukurti išleido 120 žmogaus valandų. Nors kažkas iš kliento pusės gali pasiekti paslėptus duomenis, pridėtus prie jūsų dokumento, ir padaryti išvadą, kad dokumentą sukūrė kita įmonė ir kažkas jūsų įmonėje vargu ar praleido valandą dokumento peržiūros.
Nors versle yra gana įprasta išsinuomoti darbą, galbūt nenorėsite atskleisti šios informacijos savo klientams.
Kitos situacijos, kai paslėpti duomenys gali sukelti problemų
Kitose situacijose kyla problemų dėl privatumo, kai „Microsoft Office“ prie dokumentų prideda metaduomenis ir asmeninę informaciją.
1. Anoniminį skundą galite užregistruoti tik norėdami sužinoti, kad jūsų vardas ir duomenys buvo pasiekiami paslėptuose metaduomenyse.
2. Galite paskelbti dokumentą svetainėje tikėdamiesi likti anonimiški. Tačiau jums nežinomas dokumentas turėjo pakankamai informacijos apie jus bylose paslėptus metaduomenis.
3. Gali būti su dokumentais susietos dokumentų antraštės, poraštės, vandenženkliai ir paslėptas tekstas. Tai gali perduoti neskelbtiną informaciją, komercines paslaptis ir kitą informaciją, apie kurią galbūt nenorite būti atvira.
4. Jūs ar kiti žmonės, dirbę kurdami dokumentą, galbūt pareiškėte tam tikrų pastabų / pastabų, kurios gali būti netinkamos siųsti klientui. Jie gali būti prisegti prie jūsų dokumento ir gali būti nepastebimi, kai tik žiūrite dokumentą.
Taigi prieš pradedant skelbti internete ar siųsti klientui, prasminga patikrinti ir išvalyti paslėptus biuro dokumento metaduomenis.
Pašalinkite paslėptą informaciją iš „Office“ dokumentų
Štai kaip galite peržiūrėti ir pašalinti paslėptus duomenis ir asmeninę informaciją iš biuro failų, sukurtų naudojant „Microsoft Office 2007“, kur metaduomenys yra labiau paslėpti, palyginti su „Office 2010“ ir 2013 m.
1. Atidarykite failą, iš kurio norite pašalinti paslėptą informaciją.
2. Viršutiniame juostos meniu spustelėkite „Office Button“ (žr. Paveikslėlį žemiau)
3. Pažymėkite paruoštą elementą ir spustelėkite Patikrinti dokumentą (žr. Paveikslėlį žemiau).
4. Būsite nukreipti į dokumentų inspektoriaus ekraną, spustelėję „Patikrinti“.
5. „ Windows“ patikrins dokumentų ir ekrano tikrinimo rezultatus, kad būtų galima peržiūrėti (žr. Paveikslėlį žemiau).
6. Norėdami pašalinti visą asmeninę informaciją, kurią „Office“ pridėjo prie jūsų dokumento, skiltyje „Pašalinti viską“ spustelėkite Dokumento ypatybių ir asmeninės informacijos skiltyje. Galite išplėsti šią procedūrą į kitus skyrius, kuriuos norite pašalinti.
7. Kitame ekrane „Windows“ patvirtins dokumento ypatybių ir asmeninės informacijos pašalinimą.
Kaip matote skiltyje „Pastaba: kai kurių pakeitimų negalima anuliuoti“, negalėsite atkurti informacijos, kurią ištrinsite atlikdami šią procedūrą.
Taigi, prieš išvalydami asmeninę informaciją ir kitus duomenis iš failo, kurį išsiųsite, galbūt norėsite padaryti atsarginę kopiją savo reikmėms ir nuorodoms.
Pašalinkite paslėptus duomenis iš „Office 2010“ ir 2013 m. Dokumentų
1. Spustelėkite skirtuką Failas, tada spustelėkite Informacija.
2. Spustelėkite Tikrinti, ar nėra problemų, tada spustelėkite Patikrinti dokumentą (žr. Paveikslėlį žemiau).
3. Galite palikti visas pažymėtas parinktis, pažymėtas kaip jos, arba pasirinkti skyrius, kuriuos norite nagrinėti dokumente.
4. Spustelėkite Patikrinti, o „Office“ patikrins pasirinktų paslėptų metaduomenų dokumentą.
5. Peržiūrėkite dokumentų patikrinimo rezultatus dialogo lange „Dokumentų inspektorius“.
6. Spustelėkite mygtuką Pašalinti viską, esantį šalia patikrinimo rezultatų, norėdami sužinoti apie paslėptų duomenų, kuriuos norite pašalinti iš dokumento, tipus.
Neleiskite „Office“ pridėti informacijos
Deja, nėra galimybės pakeisti nustatymus ir neleisti „Microsoft Office“ išsaugoti asmeninės informacijos ir metaduomenų failuose.
Tačiau „Office 2013“ galite nustatyti „Office“ failą, su kuriuo dirbate, kad jis būtų automatiškai pašalinamas kiekvieną kartą išsaugojant failą. Tokiu būdu galite išvengti tikimybės, kad neprisimenate pašalinę paslėptą informaciją iš failo prieš siųsdami ją klientui.
1. Spustelėkite meniu Failas.
2. Spustelėkite Parinktys ir pasirinkite kategoriją Pasitikėjimo centras.
3. Spustelėkite mygtuką Pasitikėjimo centro nustatymai ir pasirinkite Privatumo parinktys.
4. Įjunkite parinktį „Pašalinti asmeninę informaciją iš failo ypatybių išsaugojant“.
Pastaba: kartais galite rasti „Pašalinti asmeninę informaciją ...“. parinktis negalima pažymėti. Tokiu atveju spustelėkite mygtuką „Dokumentų inspektorius“ (žr. Paveikslėlį aukščiau), leiskite dokumentų inspektoriui pašalinti visą paslėptą informaciją, pridėtą prie dokumento.
Tada galite išsaugoti failą ir dar kartą pabandyti pasiekti „Trust Center“ privatumo parinktis. Šį kartą parinktis turėtų būti prieinama ir jūs turėtumėte galėti spustelėti žymimąjį laukelį.
Turite žinoti, kad šis parametras yra apribotas tik dabartiniu failu ir netaikomas kitiems failams, kuriuos sukūrėte prieš šį parametrą, arba naujiems failams, kuriuos kursite naudodami „Microsoft Office“. „Microsoft Office“ jokiu būdu negali nustatyti šio parametro kaip numatytojo arba padaryti jį taikomą visoje sistemoje.
